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Les piles de papier sont une douleur, et la gestion d'un système de classement à domicile peut être un frein. Cependant, vous devez vous accrocher à certains documents car vous ne savez jamais quand vous en aurez besoin.
Combien de temps avez-vous besoin pour conserver vos impôts, reçus, relevés bancaires et autres documents importants? Chaque type de document est différent, vous voudrez donc vous assurer de conserver tous vos documents suffisamment longtemps avant d'allumer le destructeur, même si vous pensez en avoir fini avec eux.
Maintenir un système de classement à domicile fonctionnel
L'une des clés de la création d'un système de classement à domicile est de commencer à réduire la quantité de papier que vous recevez. Cela peut vraiment réduire la quantité de papier que vous devrez déchiqueter ou limer. Cela signifie se débarrasser du courrier indésirable, s'inscrire à des factures électroniques et ne pas accepter les dépliants, les coupons que vous n'utiliserez jamais, les catalogues que vous ne lirez jamais ou tout autre éphémère auquel vous vous sentirez obligé de vous accrocher lorsque vous vous connaîtrez. vraiment pas.
La deuxième étape consiste à vous assurer que vous disposez d'un bon système de gestion du courrier. Plus vous traitez efficacement le courrier à son arrivée, moins vous devrez effectuer une grande session de classement, de déchiquetage et de recyclage.
Configurer un système électronique
Se débarrasser de votre classement papier en mettant en place un système de classement électronique vous permettra d'économiser de l'espace et de vous débarrasser de l'encombrement papier. De nos jours, un système de classement électronique a beaucoup de sens car il est plus facile que jamais.
Pour commencer, vous avez besoin d'un scanner et d'un endroit pour stocker vos fichiers: un système de dossiers sur un ordinateur et une sauvegarde dans le cloud, ainsi qu'un disque dur externe. Plus vous avez de sauvegardes - à la maison et hors site - plus vous serez prêt à abandonner la pile de paperasse sans vous soucier de perdre quelque chose d'important.
Configurer des dossiers généraux pour différents types de documents (par exemple, ménage, taxes, auto, certificats de naissance, etc.) Vous n'avez pas besoin d'être trop précis avec le stockage des documents car les systèmes de classement électronique sont consultables.
Ensuite, numérisez chaque document et stockez-le dans un dossier en fonction de son contenu. Assurez-vous de donner à chacun un nom de fichier unique pour le décrire afin qu'il puisse être trouvé rapidement via la fonction de recherche de votre ordinateur. De plus, l'ajout de la date à la fin du nom de fichier peut vous aider à distinguer le même type de document de périodes différentes. Par exemple, au lieu d'appeler votre facture de services publics utilitystatement.pdf, nommez-la utilitystatement-Feb2019.pdf.
Il existe également un certain nombre d'applications disponibles qui peuvent vous aider à enregistrer et à stocker rapidement une variété de documents. Beaucoup peuvent être gérés via votre smartphone ou votre tablette, vous pouvez donc vous débarrasser de la paperasse (en particulier des reçus) lorsque vous n'êtes pas près de votre ordinateur à la maison.
Conservation des copies
Pour vos documents les plus importants, les experts conseillent de conserver plusieurs copies. Cela peut signifier conserver une copie dans votre stockage cloud et une autre sur un disque dur. Cela pourrait également signifier de conserver une copie dans votre dossier électronique et une copie papier dans un coffre-fort ignifuge.
Documents à stocker pour toujours
Un certain nombre de documents doivent être conservés pour toujours. Ce sont les plus importants dont vous pourriez avoir besoin à tout moment à l'avenir pour diverses raisons. S'assurer qu'ils sont conservés dans un endroit sûr et qu'une copie est sécurisée vous fera gagner beaucoup de temps lorsqu'ils sont nécessaires.
- Dossiers académiques: diplômes, relevés de notes et tout travail de portefeuille qui peuvent être utilisés à l'avenir lors de la candidature à un emploi.Papiers d'adoptionCertificats de baptêmeCertificats de naissanceCertificats de décès: peuvent être nécessaires à des fins fiscales.Permis de conduireDéclarations d'emploi: toutes clauses, accords, dossiers disciplinaires, et examens des performances Dossiers médicaux Dossiers militaires Dossiers de retraite et de pension Cartes de sécurité sociale
Documents à stocker pendant une certaine période
Imaginez avoir des relevés bancaires et des factures accumulés toute une vie sur votre bureau. Après seulement une décennie, cette pile serait probablement incroyablement grande. Il existe de nombreux types de documents, principalement financiers, que vous devez conserver pendant une certaine période de temps, mais que vous n'avez pas besoin de conserver pour toujours. Vous devrez peut-être les référencer mensuellement ou hebdomadairement pendant un certain temps, puis ils deviendront simplement un autre morceau de papier qui créera de l'encombrement.
La partie délicate est de savoir quand vous pouvez vous débarrasser de ces types d'enregistrements. Il n'y a pas de bonne réponse pour tout, mais des recommandations recommandées en fonction de ce que c'est:
- Relevés bancaires: un mois Factures: un an pour tout ce qui concerne la taxe ou la garantie; toutes les autres factures doivent être déchiquetées dès qu'elles ont été payées.Factures de la carte de crédit: déchiquetées immédiatement après le paiement.Reçus d'amélioration de l'habitat: Gardez jusqu'à ce que la maison soit vendue.Documents d'investissement: Sept ans après avoir fermé le compte ou vendu le titre Baux: conservez jusqu'à ce que vous ayez déménagé et que vous ayez reçu votre acompte du propriétaire.Chèques de paie et talons de paie: un an ou jusqu'à ce que vous ayez reçu votre relevé W-2 pour cette année d'imposition. durée de vie de la garantie pour les achats importants tels que les appareils électroménagers et l'électronique. Pour les choses telles que l'épicerie et les vêtements, ne conservez le reçu que si vous savez qu'il ne sera pas nécessaire de retourner la marchandise.Tax documents: sept ans, y compris votre dépôt et tous les documents d'accompagnement tels que les W-2 et les reçus.Enregistrements du véhicule: Gardez jusqu'à ce que le bateau, la voiture ou la moto soit vendu.
Comment se débarrasser des documents
La destruction de documents est le principal moyen de vous protéger contre le vol d'identité. En règle générale, certains documents doivent absolument être déchiquetés. Cela inclut tout ce qui a des numéros de compte, des dates de naissance, des noms de jeune fille, des mots de passe et des codes PIN, des signatures et des numéros de sécurité sociale.
Si les documents sont toujours "actifs" - vous devez les conserver pour référence - placez-les dans votre système de classement personnel par sujet. Déchiquetez-les seulement une fois qu'ils ne sont plus utilisés.
Quels documents déchiqueter
Lorsque vous avez terminé avec ces documents et que vous n'en avez plus besoin, n'hésitez pas à les déchiqueter:
- Reçus GABDéclarations bancairesCopies de certificat de naissanceChèques annulés et annulésFactures de carte de créditRapports de créditPermis de conduire (expiré) Documents d'emploi qui contiennent des informations d'identification Passeports et visas expirésNuméros de compte d'investissementsDocuments juridiquesInvestissements, actions et transactions immobilièresItems avec une signature (baux, contrats, lettres, etc.) Étiquettes de bagagesMédical et Dossiers dentairesPapiers avec un numéro de sécurité socialeMots de passe ou numéros PINBons de paiementPré-demande de carte de crédit approuvéeReçu avec vérification des numéros de compte, des numéros de carte de crédit ou de toute autre information d'identificationFormulaires d'impôtTranscriptions avec information d'identificationItinéraires de voyageBillets d'avion utilisésBillets d'utilité (téléphone, gaz, électricité, eau, télévision par câble, Internet, etc.)
Tout le reste, comme la paperasse, vous pouvez simplement recycler. Assurez-vous d'avoir un système de classement flexible afin de pouvoir garder ces documents sous contrôle. C'est aussi une bonne idée de prendre l'habitude de parcourir régulièrement vos documents stockés. Essayez de le faire lorsque vous payez des factures, que vous déposez vos impôts ou que vous vous occupez d'une tâche récurrente similaire afin de ne pas oublier et que vos documents deviennent incontrôlables.
