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Vous avez donc toutes ces choses à faire tous les jours et votre liste de tâches est pleine - comment savez-vous quoi faire en premier, deuxième et troisième?
Presque tout le monde a l'impression d'avoir trop à faire et trop peu de temps pour le faire. Souvent, ce sentiment accablé découle d'une incapacité à hiérarchiser toutes ces tâches apparemment pressantes. Si vous avez l'impression que votre liste de tâches s'allonge de minute en minute et que vous ne savez même pas par où commencer, voici comment identifier, évaluer et hiérarchiser vos tâches.
1. Faites une liste
Avant d'essayer de trier vos obligations par ordre d'importance, prenez le temps de dresser une liste complète de tout ce dont vous avez besoin ou que vous voulez accomplir. Divisez votre liste en sections pour différents types de tâches. Ces catégories pourraient inclure:
Tâches quotidiennes ou hebdomadaires
Ce sont des «choses à faire» banales qui peuvent être personnelles (planification des repas et épicerie) ou liées au travail (réunion d'équipe hebdomadaire). Si vous suivez déjà une routine quotidienne, vous serez familiarisé avec ces tâches; sinon, c'est le bon moment pour en créer un. Ce que vous incluez peut varier - certaines personnes ne verront pas la nécessité de se rappeler de vérifier leur courrier électronique ou d'acheter des produits d'épicerie, mais d'autres apprécieront les rappels structurés pour effectuer certaines actions à certains moments ou certains jours.
Tâches avec délais
Celles-ci doivent évidemment être effectuées à une date précise et nécessitent une préparation préalable. Des exemples pourraient être un journal scolaire qui doit être présenté dans trois semaines ou une fête que vous prévoyez dans six mois. Ces types de tâches - souvent appelés projets - peuvent ensuite être décomposés en composants plus petits - par exemple, «écrire du papier» peut être décomposé en lisant les livres pertinents, en organisant vos notes, en écrivant un plan, en écrivant le premier brouillon, etc. sur.
Tâches récurrentes
Ceux-ci ne se produisent pas sur une fréquence quotidienne ou hebdomadaire, mais ce ne sont pas non plus des projets ponctuels. Les tâches récurrentes peuvent inclure des rendez-vous chez le dentiste ou faire vos impôts trimestriels.
Tâches nécessaires et motivées
Ce sont des tâches ou des projets que vous savez que vous devez faire, mais personne ne va vous faire. Ils ont rarement, voire jamais, une limite de temps intégrée. Pensez à améliorer le site Web de votre petite entreprise ou à trouver un nouveau fournisseur de soins primaires.
Tâches motivées, pas nécessaires
Ce sont les activités les plus agréables qui ont néanmoins tendance à tomber au bord du chemin comme d'autres tâches, plus évidemment nécessaires, les évincent. Pensez à lire pour le plaisir ou à travailler sur vos loisirs.
Tâches un jour
Ces tâches traînent au bas de votre liste de tâches ou au fond de votre esprit, mais elles ne doivent généralement pas être effectuées rapidement ou jamais. Exemple: peignez vos radiateurs.
2. Organisez votre liste
Une fois que vous avez tout répertorié, vous pouvez déterminer quoi faire en premier et organiser votre emploi du temps. (La façon dont vous procédez physiquement - sur une feuille de papier, un planificateur, une application, un calendrier en ligne ou autre - importe moins que de choisir une méthode qui vous convient et que vous utiliserez.) Voici quelques critères réfléchir au sujet de:
Urgent ou important
Toutes les tâches peuvent être triées dans l'une des quatre catégories. Les tâches urgentes et importantes doivent être effectuées en premier, dès que possible; les tâches urgentes mais non importantes peuvent être déléguées si possible, mais si ce n'est pas le cas, votre horaire doit inclure suffisamment de flexibilité et de temps supplémentaire pour les accueillir lorsqu'elles apparaissent; les tâches importantes mais non urgentes doivent être planifiées longtemps à l'avance afin qu'elles ne deviennent pas urgentes; les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes peuvent potentiellement être éliminées, bien que si vous les appréciez, elles devraient être intégrées à votre emploi du temps afin qu'elles ne soient pas évincées par des obligations plus exigeantes.
Évaluer la valeur
Vous pouvez juger de la valeur d'une tâche de plusieurs manières. L'une pourrait être de savoir si d'autres personnes sont touchées et à quel point ces personnes sont importantes pour vous (l'approbation de votre patron et le bien-être des enfants qui dépendent de vous étant plus importants que, disons, les opinions d'un groupe d'étrangers que vous avez acceptés pour participer à une réunion.) Vous pouvez également attribuer une valeur élevée aux tâches que vous voyez payantes à long terme, ou que vous trouvez simplement gratifiantes.
Une référence que vous rencontrerez probablement en lisant sur la hiérarchisation des tâches est la règle 80-20 ou le principe de Pareto, qui stipule que 80% des effets proviennent de 20% des causes. Cela peut ou non s'avérer vrai pour vous, mais c'est un bon rappel pour identifier ce que vous passez réellement du temps et sur lequel de vos efforts sont payants.
Calendrier et flexibilité
Un horaire fonctionnel permet des changements et reconnaît les contraintes de temps. Soyez réaliste lorsque vous priorisez et planifiez vos journées. En cas de doute, surestimez le temps nécessaire à une tâche donnée.
Si deux tâches doivent être exécutées en même temps, le choix de la méthode de départ dépend de la manière dont vous travaillez le mieux. Certaines personnes préfèrent écarter la tâche la plus simple pour se concentrer sur la plus complexe; d'autres se sentiront rassurés s'ils commencent la tâche la plus difficile en premier, et qu'ils accomplissent tout ou partie avant de poursuivre. N'oubliez pas que vous n'avez pas à entreprendre une tâche ou un projet du début à la fin avant de passer à la suivante - à moins, bien sûr, que vous trouviez que travailler de cette manière augmente votre productivité.
Limitez vos tâches quotidiennes indispensables à trois au maximum. La journée peut également inclure des tâches plus petites qui sont plus routinières ou moins importantes ou urgentes, mais charger des tâches majeures entraînera probablement du stress et de la déception.
N'oubliez pas que les priorités peuvent changer - si votre patron a besoin que vous fassiez quelque chose maintenant, votre première priorité précédente sera probablement réduite à la seconde. C'est une raison de plus de consacrer plus de temps à votre emploi du temps pour plus de flexibilité.
3. Tâches par lots
Les tâches par lots sont l'un des moyens les plus efficaces et les plus efficients de réaliser ces tâches harcelantes et à tout faire. La mise en lots signifie simplement que vous travaillez sur le même type de tâche encore et encore avant de passer à autre chose. La première étape consiste à identifier les tâches que vous effectuez encore et encore, puis à configurer un flux de travail simple à suivre. Ensuite, vous effectuez ces tâches en même temps à l'aide de ce flux de travail.
Le traitement par lots nécessite l'exécution de tâches similaires qui nécessitent des ressources similaires en «lots» pour améliorer l'efficacité et la productivité. Voici quelques exemples:
- Payez toutes vos factures en même temps Ouvrez tout votre courrier une fois par semaine et agissez plutôt que de le laisser s'empiler chaque jour et de ne jamais y accéder
Le traitement par lots vous permet d'entrer dans une rainure en faisant la même tâche encore et encore afin que vous n'ayez pas à perdre de temps à trouver des instructions ou ce que vous devriez faire ensuite.
4. Éliminer les tâches
Une fois que vous avez répertorié toutes vos tâches et les avez triées du plus important au moins, il deviendra clair quelles sont les tâches au bas de la liste. Celles-ci peuvent parfois être déléguées à quelqu'un d'autre, mais si ce n'est pas possible, vous devez décider de planifier un horaire pour elles ou de les éliminer.
Vous pouvez avoir des tâches sur votre liste que vous n'avez pas à faire ou même à faire, mais vous vous êtes senti obligé de les ajouter à un moment donné (allez au gymnase, fréquentez un club de lecture.) Celles-ci peuvent être entièrement éliminées.
Enfin, il est possible d'avoir simplement trop à faire - si vous ne pouvez pas tout faire, évaluez votre charge de travail pour déterminer si vous avez juste besoin de plus de pratique pour établir les priorités ou si vous devez dire à quelqu'un que vous ne pouvez plus continuer à faire un certaine tâche.
