Caiaimage / Sam Edwards / Getty Images
Le courrier électronique est l'une des principales façons dont les gens envoient des communications écrites maintenant, et il est peu probable que cela change un jour. C'est facile, rapide et ne nécessite pas de tampon.
Il est révolu le temps où vous devez attendre une semaine ou plus pour une lettre ou une réponse par la poste. Il n'est pas nécessaire de faire des courses d'urgence au bureau de poste pour peser vos enveloppes et ramasser suffisamment de timbres pour les factures et les lettres. En fait, de nombreuses personnes n'ont même jamais adressé d'enveloppe ni envoyé de lettre par le biais du US Post Office.
Le courrier électronique est devenu l'un des moyens les plus simples et les plus rapides de communiquer à la fois personnellement et en entreprise. Cela est devenu un phénomène tel que le très fidèle United States Postal Service a du mal à trouver des moyens de rester en affaires.
Il n'est donc pas surprenant que l'étiquette des e-mails, souvent appelée Netiquette, soit un sujet brûlant pour la culture actuelle. Des e-mails sont envoyés chaque jour par une large partie de la population américaine. La plupart des entreprises utilisent le courrier électronique pour communiquer avec les employés tout au long de la journée. Presque tous les ménages ont au moins un ordinateur avec accès à Internet et au sein de ces ménages se trouvent des mamans, des papas, des enfants, des adolescents et peut-être même des grands-parents, avec tous ou la plupart d'entre eux reçoivent et envoient des e-mails.
Nous vivons dans un micro-ondes, une société dirigée par Internet, et personne ne veut prendre le temps d'écrire une lettre longue, même si elle est beaucoup plus intime et personnelle. Pourtant, il existe de nombreuses circonstances dans lesquelles le courrier électronique fonctionne mieux que le courrier postal. Voici quelques choses à faire et à ne pas faire pour garder à l'esprit lorsque vous rédigez des notes par courrier électronique.
- Préparer. Avant de commencer à taper un e-mail, qu'il s'agisse d'une note initiale ou d'une réponse, vous devez vous demander ce que vous souhaitez communiquer. En bref, quel est votre but d'écrire? Une fois que vous savez, vous pouvez lire l'e-mail complété avant de l'envoyer pour vous assurer que vous avez atteint votre objectif. S'il fait la note, envoyez-le; si le texte est confus, dur ou peu clair, vous devriez peut-être recommencer. Communiquer. N'oubliez pas que vous communiquez avec une personne réelle qui recevra ce courrier. Dans cet esprit, vous devez vous adresser à la personne par son nom et être respectueux. S'il s'agit d'une réponse à un e-mail reçu, vous devriez prendre le temps de répondre à toutes les questions ou demandes au début de la note. Respirer. Nous avons tous été coupables à un moment ou à un autre de perdre notre sang-froid. Si vous recevez un e-mail qui vous met en colère ou vous contrarie, ne répondez pas en nature. Prenez la route haute et répondez uniquement pour accuser réception ou prenez un peu de temps avant de répondre afin que vous puissiez vous calmer et répondre avec un message bien pensé. Vous ne voulez jamais répondre à un e-mail (ou à toute autre forme de communication) en colère. Lorsque nous sommes en colère, nous avons tendance à dire (ou à écrire) des choses que nous ne voulons pas dire ou que nous n'avons pas besoin de dire. N'oubliez pas qu'une fois votre e-mail envoyé, il est toujours là. Soyez transparent. Votre objet doit être une véritable représentation de la raison pour laquelle vous contactez le destinataire. Utilisez des phrases qui se rapportent à l'objet du courrier. Cela est vrai que vous composiez un e-mail professionnel ou personnel. Par exemple, si vous écrivez un e-mail à votre maman au sujet de sa visite la semaine prochaine, votre ligne d'objet devrait se lire quelque chose comme «Votre visite». Recherche. Si vous envoyez un e-mail à un associé, il est approprié que vous utilisiez son nom et son titre. Faites la recherche et adressez-vous correctement au destinataire. Le président de la société pourrait être appelé M. Taylor ou le président Taylor. Vérification orthographique. L'utilisation de la vérification orthographique est importante lorsque vous communiquez par écrit. Lorsque vous envoyez une note pleine d'erreurs, cela indique que vous êtes bâclé ou que vous ne faites pas attention aux détails. Essayez de toujours exécuter la vérification orthographique ou utilisez un programme qui se corrige automatiquement. Et puis relisez-le pour vous assurer que les mots que vous vouliez utiliser n'étaient pas automatiquement corrigés en quelque chose de différent. Relire. Vous devez prendre les quelques secondes ou minutes supplémentaires nécessaires pour effectuer une relecture rapide de tout e-mail que vous prévoyez d'envoyer. Prenez ce temps pour modifier les phrases maladroites ou pour placer les signes de ponctuation manquants. Surveillez le ton. Parfois, un e-mail peut différer de ce que vous vouliez. Le ton de votre e-mail est très important et tout aussi important que votre message. Parce qu'il s'agit d'une communication écrite, vous devez vous assurer que votre ton est agréable et qu'il est une véritable représentation de ce que vous voulez dire. N'oubliez pas que votre destinataire ne peut pas entendre le petit rire dans votre voix ou voir le sourire sur votre visage. Sauf si vous souhaitez faire précéder tout ce que vous écrivez, vous devez éviter toute langue dans le courrier électronique qui pourrait être mal interprétée de quelque manière que ce soit. Soyez court et doux. Essayez de ne pas écrire de roman lorsque vous envoyez un e-mail. La plupart des gens ne veulent vraiment pas en lire autant dans un e-mail. Si l'e-mail est nécessairement long, essayez d'aider le destinataire en mettant en évidence les concepts clés, en utilisant des puces ou en résumant le sujet dans le paragraphe d'ouverture. Communiquez bien. Vous ne voulez pas confondre votre lecteur, alors prenez le temps d'être clair et concis dans votre écriture. Si vous envoyez un e-mail à un ami, vous pouvez être plus décontracté dans votre style d'écriture. Cependant, s'il s'agit de communication d'entreprise, utilisez une grammaire appropriée et évitez d'utiliser des symboles ou des emojis qui vous font paraître moins professionnel.
La communication par e-mail est très populaire. Prenez le temps de vous engager dans la règle d'or et vous ferez un long chemin pour devenir un pro de la netiquette raffiné.
