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La plupart des organisations qui comptent plus d'une poignée de personnes doivent avoir une stratégie de communication solide pour les communications internes et externes. Qu'il s'agisse de notifications sur les changements de politique, les procédures quotidiennes ou quoi que ce soit sous le soleil, les employés doivent être informés des choses importantes.
Cela comprend également l'élaboration d'un plan pour un déménagement de bureau et l'élaboration d'une liste de contrôle pour le déménagement.
Bien que vous puissiez penser qu'il y a tellement d'étapes à planifier dans un déménagement de bureau que vous n'avez même pas le temps d'envisager les communications, vous devez vraiment prendre un jour ou deux pour créer une stratégie d'entreprise qui tiendra les employés et vos clients au courant des changements à venir.
Plus important encore, vous voulez que vos employés restent directement impliqués dans le déménagement, car ils seront probablement les plus touchés par le déménagement.
Messages internes clés
Les messages clés devraient comprendre le calendrier, l'emballage, les fermetures de bureaux, la nouvelle disposition des bureaux et les détails sur le nouvel emplacement.
- Chronologie: assurez-vous d'énumérer toutes les étapes clés du déménagement afin que tout le monde sache à quoi s'attendre et quand. Instructions d'emballage: Fournissez au personnel des instructions sur la façon d'emballer ses bureaux ou ses cabines pour le déménagement. Cela devrait inclure où obtenir les matériaux d'emballage, ce qu'ils sont responsables de l'emballage et les délais. Notification préalable de toute fermeture de bureau: Pendant le déménagement, vous devrez peut-être fermer le bureau pour permettre l'emballage final et le déménagement de l'équipement et du mobilier de bureau. Assurez-vous que votre personnel est au courant de ces dates et si et comment l'entreprise se poursuivra pendant le déménagement et comment cela affectera son horaire de travail et sa charge de travail. Nouveau plan de bureau: Le personnel voudra savoir très tôt à quoi ressemblera le nouvel espace et comment les bureaux seront installés. Auront-ils toujours leur propre espace ou seront-ils désormais dans une cabine ou un plan d'étage ouvert? Assurez-vous de créer un moyen d'informer le personnel de la façon dont son espace de travail pourrait changer. Le nouvel emplacement, le stationnement et les options de déplacement: fournissez au personnel toutes les informations dont il a besoin sur le nouvel emplacement afin qu'il puisse préparer le transport vers le nouvel espace.
Façons de communiquer les objectifs au personnel
La façon dont vous livrez le message doit être déterminée par le type de message qu'il est. Par exemple, la chronologie pourrait facilement être livrée via l'intranet de votre entreprise; tandis que les fermetures de bureaux peuvent être mieux présentées lors d'une réunion du personnel pour s'assurer que les questions peuvent être posées et répondues.
- Intranet: pour les entreprises ou organisations disposant d'un intranet, il s'agit généralement de la meilleure plateforme pour la plupart des messages. Il permet des mises à jour faciles des fichiers et des informations pouvant atteindre tous les employés. Réunions en personne: quel que soit le message, les réunions du personnel sont un bon endroit pour faire des annonces et permettre au personnel d'avoir une discussion complète. Vous pouvez également utiliser le temps de réunion pour examiner comment les informations seront communiquées afin que le personnel sache qu'il sera tenu informé. Courriel: Bien que le courrier électronique soit facile, ce n'est pas toujours le meilleur moyen de relayer les informations. Vous ne voulez pas envoyer autant d'e-mails que les gens ne peuvent pas trouver les informations quand ils en ont besoin. Si vous utilisez le courrier électronique, assurez-vous de ne l'utiliser que pour faire savoir aux gens où ils peuvent obtenir les informations. Dossiers communs: si vous ne disposez pas d'un intranet, créez un dossier commun sur un lecteur réseau auquel tout le monde peut accéder. Babillard: vous pouvez utiliser un espace physique pour publier des informations. Les gens peuvent le vérifier souvent, et il fournit également un endroit où les gens peuvent se réunir et discuter de leurs préoccupations.
