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Travaillez-vous pour une entreprise qui se réunit fréquemment? Vous êtes-vous déjà demandé ce que vous êtes censé faire et ce qui est considéré comme un bon comportement lors de ces rassemblements? Craignez-vous d'assister aux réunions parce que vous avez peur de commettre un faux pas qui pourrait compromettre votre position ou vos opportunités d'avancement?
En règle générale, les gestionnaires, les chefs d'équipe ou les dirigeants d'entreprise se réservent le droit d'initier des réunions d'affaires lorsqu'ils en ressentent le besoin. Qu'il s'agisse d'événements programmés régulièrement ou convoqués dans un but précis, toutes les personnes présentes doivent suivre les bonnes règles d'étiquette professionnelle.
Chef
Avant la réunion, il est essentiel que tout soit organisé pour ne pas perdre le temps précieux de quiconque. Vous voulez qu'il fonctionne aussi bien et dans les délais que possible tout en laissant du temps pour les questions et les commentaires si possible. La clé est de montrer du respect pour toutes les personnes impliquées.
Voici quelques directives recommandées:
- Ayez un ordre du jour écrit avec une séquence logique et des temps réalistes. Si le temps et les ressources le permettent, envoyez des copies à toutes les personnes présentes. Envoyez une invitation aux participants potentiels avec autant de détails sur la réunion que possible, y compris le lieu, l'heure de début, ce qu'il faut apporter et l'heure de fin. Faites savoir à tout le monde quand vous pouvez poser des questions.Avez de l'eau sur le podium ou devant la salle et sirotez-le entre les sujets ou lorsque quelqu'un d'autre parle.Vous n'avez pas besoin de noter votre discours textuellement, mais vous devriez au moins avoir des puces dans vos notes. Ne pas le faire peut vous faire sauter d'un sujet à un autre et perdre la trace de ce que vous devez dire. Cela peut vous faire perdre du temps et laisser les participants se poser des questions sur le point de la réunion. Soyez conscient du langage corporel de vos participants. Si vous constatez que les gens se désintéressent, faites une pause et vérifiez vous-même pour vous assurer que vous ne répétez pas les informations ou ne passez pas trop de temps sur quelque chose qui n'est pas pertinent. Cependant, évitez de raconter des blagues inappropriées qui ont même un soupçon de sexisme, de racisme ou de toute autre chose qui pourrait offenser les autres. Ne volez jamais les idées des autres et appelez-les les vôtres. Faites toujours honneur aux autres pour les idées et les tâches réussies. Bien qu'il soit acceptable de se déplacer un peu, ne vous déplacez pas d'avant en arrière sur le devant de la pièce. Cela vous rend nerveux. Pendant la période de questions et réponses, restez silencieux jusqu'à ce que la personne qui pose la question ait terminé avant de répondre. Si vous ne comprenez pas la question, demandez-lui de la répéter ou d'expliquer davantage la question.Si quelqu'un semble en colère ou hostile, gardez votre sang-froid et demandez à la personne d'en discuter plus tard avec vous. si possible. Il vaut mieux que ce soit plus court que de perdre l'attention des personnes présentes.
Participants
Tous ceux qui sont convoqués à la réunion doivent y assister, sauf si les circonstances ne le permettent pas. Si vous êtes au courant de la réunion à l'avance, pensez à prendre plus de temps avec votre toilettage personnel pour montrer du respect envers les superviseurs qui y participent. Habillez-vous convenablement pour le niveau de l'entreprise.
Conseils sur les manières de réunion:
- Si vous êtes invité à envoyer un message de confirmation, faites-le dès que vous entrez dans la réunion sur votre calendrier. Rendez-vous quelques minutes plus tôt si possible. Vérifiez votre téléphone portable et assurez-vous qu'il est silencieux ou éteint. Vous ne devez jamais envoyer de SMS pendant une réunion à moins que le leader ne vous le demande pour une personne spécifique. Si des rafraîchissements sont servis, une boisson est acceptable. Cependant, à moins que tout le monde ne mange, attendez la fin de la réunion pour prendre une collation.S'il s'agit d'un déjeuner, apportez votre nourriture à la table et mangez-la aussi silencieusement que possible et sans attirer l'attention sur vous. discuter ou échanger des notes avec d'autres participants. Ceci est très perturbateur et peut donner l'impression que vous ne prenez pas votre travail suffisamment au sérieux pour prêter une attention particulière à ce qui est discuté.Si vous êtes appelé, répondez le plus directement possible. Si vous ne connaissez pas la réponse, veuillez vous excuser et être honnête. Aucune réponse n'est meilleure que la mauvaise. Après la réunion, remerciez l'orateur. Ne vous attardez pas plus longtemps que nécessaire dans la salle de réunion. Passer du temps vous fera paraître oisif, et vous ne voulez pas que le patron pense que vous utilisez la réunion pour vous soustraire à vos fonctions.
Réunions dans un restaurant
Parfois, un déjeuner est appelé et peut avoir lieu dans un restaurant. Même si c'est loin du bureau, rappelez-vous que vous êtes toujours au travail.
Conseils de réunion supplémentaires pour les réunions au restaurant:
- N'oubliez jamais vos manières de table. Manipulez les mésaventures des repas avec grâce et bonnes manières. Utilisez des ustensiles appropriés. En cas de doute sur la fourchette qui accompagne chaque cours, suivez la personne qui dirige la réunion.Si vous êtes dans un restaurant buffet, sachez comment vous aider vous-même.Suivez les bonnes directives pour manger des amuse-gueules.
