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Se préparer à déménager un bureau ou une entreprise peut être beaucoup plus compliqué que de déménager. La préparation est la clé et il est essentiel de s'assurer que tout sur votre liste est complet. Utilisez cette liste de contrôle rapide comme guide pour garder votre entreprise sur la bonne voie.
Déterminer un calendrier et un calendrier
Déterminer votre calendrier doit être la première chose que vous faites. Définissez la date à laquelle tous les éléments doivent être hors de l'espace de bureau, qui est votre date de déménagement finale. Vous aurez probablement besoin de quelques jours pour déménager, selon la quantité de choses à déplacer. Reculez à partir de votre date de déménagement et faites une liste de toutes les choses que vous devez faire avant l'arrivée des camions.
Attribuer des tâches et créer un comité de déménagement si nécessaire
C'est une bonne idée de faire participer le personnel au déménagement tôt. Un comité de déménagement peut non seulement vous aider à organiser et planifier le déménagement, mais aussi faciliter la transition pour le reste du personnel. Demandez au comité d'examiner toutes les tâches et d'attribuer des rôles au besoin. Au fur et à mesure que vous avancerez, vous devrez probablement ajouter des tâches à la liste et assurez-vous d'attribuer des tâches également - il y a tout simplement trop pour tout faire vous-même.
Mettre en place un plan de communication interne et externe
Un plan de communication interne garantira que les employés sont tenus informés des plans de déménagement tandis qu'un plan externe tiendra vos clients et fournisseurs à jour sur vos activités commerciales pendant le déménagement afin que vous puissiez maintenir votre entreprise en activité pendant la transition.
Location de déménageurs
Comme tout déménagement, l'embauche de bons déménageurs prend du temps et devrait être l'une des premières tâches de votre liste. Demandez à un membre du personnel de dresser une liste d'au moins cinq entreprises de déménagement, puis assurez-vous d'enquêter de manière approfondie avant d'embaucher. Déterminez le budget, obtenez des devis et comparez les services entre les entreprises de déménagement pour décider lequel embaucher.
Embaucher des emballeurs professionnels
Si votre budget de déménagement peut soutenir l'embauche d'emballeurs professionnels, faites-le. Cela vous évitera, ainsi qu'à vos employés, d'avoir à emballer des zones du bureau qui sont communes et souvent les espaces les plus difficiles à emballer et à déplacer. Les employés peuvent être invités à emballer leurs bureaux ou bureaux, car cela permet également au personnel de nettoyer leurs espaces et de se débarrasser des choses qu'ils n'ont pas besoin de déplacer.
Créer un nouveau plan et une nouvelle disposition de bureau
C'est là que votre comité de déménagement sera vraiment utile. Il est toujours difficile de déménager dans un nouvel espace, mais lorsque vous devez comprendre où tout et tout le monde va, cela prend beaucoup de temps. Assurez-vous de savoir où chaque meuble sera placé et chaque employé sera assis. Plus le plan est détaillé, mieux c'est.
Parlez à vos fournisseurs actuels
Déplacer une entreprise peut signifier changer de fournisseur de services. Vérifiez vos contrats, puis décidez si vous resterez avec vos fournisseurs actuels ou si vous envisagerez de changer. Vous devrez déterminer ce dont le nouvel espace aura besoin en termes de lignes téléphoniques et d'infrastructure de réseau. Parlez à votre nouveau propriétaire et à vos fournisseurs pour vous assurer que vous savez ce dont le nouvel espace a besoin afin qu'il n'y ait pas de lacune dans le service. Pour tout équipement que vous louez, contactez le revendeur pour l'informer du déménagement et de la meilleure façon d'acheminer son équipement vers le nouvel emplacement.
Tenir les employés à jour et informés
Un déménagement peut être difficile pour les employés. Cela peut signifier un changement dans la façon dont ils font la navette et si leur trajet est maintenant plus long qu'avant le déménagement. Si vous déménagez dans un espace plus petit, le personnel doit savoir comment les bureaux seront attribués et à quoi ressemblera leur nouvel espace. Les employés doivent être informés à chaque étape du processus. Essayez de garder un horaire mobile sur le tableau d'affichage de la cuisine ou tout autre espace commun afin que les gens puissent voir comment les choses progressent et ce que l'on attend d'eux en tant qu'employés.
